Aujourd’hui, je vais te parler d’un outil puissant pour booster la productivité de ton équipe : la réunion de triage. Si tu es familier·e avec l’holacratie, tu as probablement déjà entendu parler de ce format de réunion. Mais si ce n’est pas le cas, pas de panique ! Je vais tout t’expliquer dans l’article ci-dessous et dans la vidéo qui l’accompagne.

Qu’est-ce que la Réunion de Triage ?

La réunion de triage est un format de réunion inspiré de l’holacratie, une méthode de gouvernance qui vise à rendre les organisations plus agiles et réactives. L’objectif principal de cette réunion est de traiter rapidement et efficacement les tensions au sein de l’équipe. Une tension, dans ce contexte, est simplement un écart entre la situation actuelle et la situation souhaitée. Pour l’avoir beaucoup pratiqué, j’aime beaucoup ce format qui peut amener beaucoup d’efficacité dans une équipe ou un projet en gouvernance partagée.

Les objectifs de la Réunion de Triage

L’idée principale est de permettre à chaque membre de l’équipe d’exprimer ses préoccupations et de trouver des solutions concrètes pour avancer. Voici les objectifs clés :

1. Identifier les tensions : Chaque participant·e peut soulever des problèmes ou des opportunités d’amélioration.
2. Défaire les blocages : Les solutions sont discutées et le prochain pas est identifié, avec le soutien de l’intelligence collective du groupe.
3. Améliorer la communication : Tout le monde est sur la même longueur d’onde, ce qui réduit les malentendus.
4. Responsabiliser les équipes : Chacun·e prend part activement à la résolution des problèmes.

Présentation vidéo de la Réunion de Triage

Voici une présentation de ce format de réunion extraite d’un web-atelier que j’ai donné lors d’un web-atelier sur l’efficacité des réunions en gouvernance partagée :

Les étapes d’une Réunion de Triage

Voici les étapes minimum pour une réunion de triage :

1. Check-in / météo : Commencer par un tour de table rapide pour que chacun·e puisse exprimer son état d’esprit. Cela aide à créer un environnement de confiance.
2. Collecte des tensions : Après un bref temps de réflexion individuelle, chaque participant·e nomme une tension en 1 ou 2 mots, que l’on note sur un tableau partagé. On fait le tour plusieurs fois jusqu’à ce que toutes les tensions aient pu être nommées.
3. Traitement des tensions : Une par une, les tensions sont discutées.
   Le·a facilitateur·ice invite la personne à expliquer sa tension, et lui demande ce dont elle aurait besoin pour la lever. L’objectif est de trouver un prochain pas, une action concrète et réalisable. On ne cherche pas à résoudre absolument le fond du sujet, mais à mettre en route la résolution de la tension par les bonnes personnes, dans un temps ultérieur. Lorsque la ou les actions identifiées permettent de lever la tension pour la personne, on peut passer à la tension suivante. Je remarque qu’il suffit souvent à la personne d’exprimer sa tension au groupe pour que celle-ci soit levée.
4. Check-out : On termine par un autre tour de table pour partager les impressions et les actions à entreprendre.

L’Université du Nous propose un processus plus complet, illustré ci-dessous, qui ajoute notamment un temps de partage des avancées de l’équipe avant de rentrer dans le triage des tensions :

Les avantages de la Réunion de Triage

• Efficacité accrue : Ce format est très efficace et opérationnel. Les problèmes sont résolus rapidement, ce qui permet de gagner du temps.
• Transparence : Tout le monde est impliqué·e dans le processus décisionnel.
• Flexibilité : Les réunions peuvent être adaptées aux besoins spécifiques de ton équipe.
• Réduction des risques de conflits : Les tensions sont traitées de manière proactive, ce qui diminue les frustrations et permet de prévenir l’apparition de situations conflictuelles
• Responsabilisation : Aide au personnes à se saisir des problèmes et à proposer des solutions, et permet à l’intelligence collective du groupe de s’exprimer quand c’est nécessaire

Les limites à connaître

• Courbe d’apprentissage : Il peut être nécessaire de former ton équipe à ce nouveau format.
• Risque de superficialité : Si les tensions ne sont pas bien définies, les solutions peuvent manquer de profondeur. D’autres espaces adaptés doivent exister pour gérer les tensions quand elles ont été orientées (ex : régulation, gouvernance, stratégie
• Nécessité d’un·e facilitateur·rice : Avoir quelqu’un·e pour guider la réunion peut être crucial pour son succès.

Conclusion

La réunion de triage est un outil formidable pour améliorer la dynamique de ton équipe. En adoptant ce format, tu peux transformer les défis en opportunités et créer un environnement de travail plus harmonieux et productif. Alors, prêt·e à essayer ?