Un constat triste (et amusant) sur les réunions

Dans ma vie professionnelle comme dans mes engagements associatifs, j’ai eu l’occasion de vivre nombre de réunions, dans des styles et des contextes très variés. Si à l’époque je jugeais que la plupart d’entre elles s’étaient déroulées « correctement » (conformément aux standards de normalités assez bas que j’avais acceptés à force d’expériences), je me souviens encore très bien de certaines qui me sont restées mémorables tant elles avaient fini par dériver, voir même par déraper complètement !

J’ai voulu leur rendre hommage dans les illustrations que je vous présente dans cet article. Je fais le pari que certaines ces histoires vous rappelleront des souvenirs, peut-être pas si lointains que ça. Si c’est le cas je vous invite à lire cet article jusqu’au bout, car je vous y parlerai aussi de comment ces dérives ne sont pas une fatalité mais une belle motivation pour changer nos habitudes !

Voici donc sans plus attendre dans cette vidéo ma galerie des « champions de la réu » !

Les pratiques d’intelligence collective au secours de nos réunions

Je pense que vous partagez mon constat que rares sont les réunions desquelles on ressort vraiment nourri et satisfait des échanges et du partage avec les autres participants. Du moins c’était mon constat jusqu’à ce que je vive des expériences de réunions en intelligence collective qui m’ont ouvert de toutes nouvelles perspectives et de nouveaux espoirs quant à ce que nous pouvons vivre, ensemble, lors de nos réunions.

L’enjeu de la distribution de la parole

Un point de frustration des plus évidents lors des réunions est le manque de régulation de la prise de parole. Ce sont souvent les mêmes qui parlent, on se coupe la parole pour pouvoir obtenir un peu de temps d’antenne, et une fois qu’on a réussi à l’avoir mieux vaut ne pas s’arrêter de parler pour être sûr de pouvoir dire tout ce qu’on voulait… Il est alors courant que certaines personnes ne puissent pas du tout prendre la parole, ce qui prive le groupe d’apports potentiellement précieux.
Cette non-régulation de la parole génère un climat insécurisant du type « loi du plus fort » qui réduit donc la qualité et la richesse des débats, et qui tend à décourager certains de participer. Un cercle vicieux s’installe, dans lequel la réticence à participer à une réunion dans laquelle on sait que l’espace de parole devra être pris par la force dégrade de plus en plus la qualité de la collaboration.

Une manière de réduire les dérives liées à la distribution de la parole est de s’appuyer sur des règles, qu’une personne sera chargée de faire respecter, avec bienveillance. C’est l’une des tâches du facilitateur : proposer des règles claires de prise de parole, la distribuer le plus équitablement possible, et ramener les participants dans le cadre au besoin.

Parmi les règles les plus courantes on trouve le tour de parole, la parole au centre, le pop corn, … Nous prendrons le temps de les explorer dans un prochain article. Savoir jongler avec ces différentes modalités permet de sécuriser la parole de chacun.e tout en prenant soin du rythme de la réunion.

Un ordre du jour clair et participatif

Vous est-il déjà arrivé de rentrer en réunion sans savoir vraiment de quoi vous alliez parler ? Ou que LE sujet urgent que vous aviez besoin d’aborder ne soit pas prévu à l’ordre du jour, au profit de sujets qui auraient pu attendre ?

Il existe un réel pouvoir dans le choix de l’ordre du jour.
C’est pourquoi j’ai aujourd’hui tendance à proposer que l’établissement des ordres du jour de réunions soient participatifs. L’on peut envisager différents degrés de participation, selon la configuration de l’équipe ou le type de réunion.
Un manager pourra par exemple construire un ordre du jour laissant un espace aux sujets proposés par ses collaborateurs.
Dans un groupe où le pouvoir est équitablement réparti ou pourra proposer aux participants de co-construire entièrement l’ordre du jour ensemble, que ce soit avant la réunion, ou à son démarrage.
Je trouve qu’il est dans tous les cas précieux de laisser de la place aux sujets de dernière minute, et ce même dans une réunion au contenu bien ficelé à l’avance.
S’appuyer sur l’intelligence collective du groupe dès cette étape est un gage d’agilité.

Un cadre sécurisant

Associez-vous le mot « réunion » avec « sécurité » ? Non ? C’est peut-être la faute aux règlements de compte devant témoins auxquels vous avez pu assister lors de simulacres de réunions. Ou bien votre avis a-t’il été trop de fois minimisé, moqué, voir attaqué devant tout le monde ?
Nous avons tous trop de bonnes raisons pour être sur nos gardes quand nous participons à une réunion. Et ce n’est pas réservé au milieu professionnel : pensez à ces réunions associatives qui finissent en déchirement, à cette assemblée du syndic de votre immeuble où les boulets de canons fusent, à ces moments entre amis ou en famille qui vous ont laissé un goût amer faute de pouvoir être vous-même pour vous protéger.
Le point commun à toutes ces situations ? Les rapports de domination plutôt que de coopération, comme si chacun.e devait défendre bec et ongles son avis au risque d’être rejeté, stigmatisé, moqué, voir pire.

Sortir des rapports de force nécessite un travail sur notre posture de coopération. Cela peut commencer par réfléchir ensemble aux règles que le groupe souhaite adopter pour minimiser ces comportements et les remplacer par de nouvelles pratiques de communication et de collaboration.
Le tout pourra être rassemblé dans un « cadre de sécurité » que chacun.e devra s’engager à respecter.
Selon les groupes son contenu pourra varier, mais les sujets à clarifier touchent souvent à la façon de communiquer, la bienveillance, le respect, la confidentialité et la souveraineté.
Construire ensemble son cadre de sécurité est un moment très fédérateur pour un groupe, et ses membres n’en seront que plus enclins à le respecter et à en être les garants. Disposer de règles communes claires, évolutives au besoin, est un grand pas vers l’apaisement des esprits, et donc vers des réunions plus sereines et productives.

Pour aller plus loin

Nous avons abordé quelques-unes des pratiques d’intelligence collective qui rendent les réunions plus inclusives, plus agiles, plus apaisées et plus efficaces. Nous continuerons d’explorer ces sujets dans de futurs articles.
Adopter un rôle de facilitateur.ice garant.e de ces pratiques dans vos réunions sera un grand pas en avant pour votre groupe. Je serai ravi de discuter avec vous d’une collaboration pour vous accompagner dans cette direction, n’hésitez-pas à me faire part de vos besoins !

En attendant vous pouvez approfondir le sujet en téléchargeant gratuitement le « Guide pour cultiver l’intelligence collective dans vos réunions » dans lequel vous trouverez d’autres pratiques pour transformer en douceur votre expérience des réunions.
Bonnes réunions à vous !